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招标文件易中招的“12个陷阱”,小心避让 2018-12-27

陷阱2:

资格性审查与符合性审查不明确,“张冠李戴”的现象时有发生
据一位招投标代理公司的负责人表示,因资格性审查和符合性审查要审查的时间、内容、主体是不同的,为了保障文件的封闭性,一般而言,要求两者的材料分开装,可是在实际操作中,却经常收到混装弄错的材料。而且,有的招标项目会收到成千上万份投标文件,有些材料是有密封要求的,一些混装的文件没法拆封,而且也显示的是错误材料,这种情况将导致审查不符合资格要求,投标无效。
那么,如何区分这两项审查呢?该负责人进一步作以详解,资格性检查是指依据法律法规和招标文件的规定,对投标文件中的资格证明、投标保证金等进行审查,以确定投标供应商是否具备投标资格;符合性检查是指依据招标文件的规定,从投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行审查,以确定是否对招标文件的实质性要求作出响应。除了两者的内容不同外,两者审查的主体也是不同的。资格性审查的主体是采购人或者采购代理机构,符合性审查的主体是评标委员会。因为环节不同,两者审查的时间也是不同的。一旦投标文件混装弄错,从环节、内容、主体而言都是错乱的,投标无效几乎是“板上钉钉”的事情。
解决方案
由于有些供应商不了解审查流程,才会对资格性审查和符合性审查分不清,如果招标文件能事前给予说明,将会减少“张冠李戴”的错误。上述负责人继续表示,采购人或代理机构在招标文件中规定此项内容时可以明确提出分装要求,并告知投标人严重后果,以提高投标人对两项审查的区别和重视。
陷阱3:
有些专业性强的审查有名无实
“对投标人的审查是一项细致的工作,想要做好并不容易。一般而言,资格性审查集中在经营资格、专业资质等方面;符合性审查的内容主要包括投标函、投标保证金、法人代表授权人、有关资格证明文件等符合招标文件的内容。”上述中部某省级政府采购监管部门工作人员不禁感慨,“有些专业性很强的招标项目是需要专业的技术才能鉴别和审查。对审查复杂的情况,采购人和采购代理机构并不具备与之相匹配的专业能力,有些专家也许只是某个领域的专家,并不能完全了解审查的全部内容,也就无法对该项审查作出正确的判断,尤其在评审专家有限的时间内,工作难度更大了。”
解决方案
审查可以借助“外援”,即聘请法律、技术、测评等外部领域的专家参与到审查中来。但是聘请的专家数量比例、专业能力、资格条件也须在招标文件中进行说明,尤其需要给出一定的限制条件,比如,外聘的审查专家不得与投标项目有关,也需要与评审专家相分离,以避免串标、围标。
陷阱4:
加分项或成隐形“门槛”
加分项一直被视为投标的“额外红利”,加分项是对投标人的业内影响力、资格的鼓励和认可,对中标结果影响重大。记者采访了多家代理机构,发现“加分项”是他们共同提到的容易出现偏差的地方,他们几乎一致认为,加分项被列入招标文件中将存在影响市场公平的风险,而且很容易遭到质疑和投诉。
受访者中的一位代理机构的负责人表示,如果将业绩、奖项作为加分条件,那么一些新成立的公司或是中小微企业将会处于竞争弱势。如此循环下去,结果就是,资历老、业绩高的大企业将越来越有招标市场,而那些新企业、中小微企业几乎很少有机会能够进入采购市场。这与我国当前扶持中小企业参与采购活动是相悖的,也不符合我国相关法律规定,如《中华人民共和国政府采购法实施条例》中第二十条第四款规定,以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标、成交条件属于以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。
也有另一家代理机构对此提出了相反的看法,他指出,为了保障项目实施的质量和效果,有些技术、专业要求高的采购项目确实需要看投标人的业绩、奖项的,这也可以在相关法律中找到依据,根据《〈政府采购法实施条例〉释义》,从采购项目专业特点和实际需要来看,可以设置全国性的非特定行业的业绩或奖项作为加分条件或是中标、成交条件。基于现实而言,采购人或代理机构如何在成千上万份投标文件中以最快的速度筛选出符合条件的投标人呢?加分项就是一个很好的抓手,况且投标人有能力证明自己能够承担起采购项目,这与招标人的招标需求相匹配,何乐而不为呢?
解决方案
中部某省的一家代理机构针对以上两种观点采取了比较“中和”的解答,他建议,业内能否有一套除去业绩和奖项等加分条件以外、又能足够证明投标人资格和能力的评价体系呢?比如,在招标文件中要求投标人可以从质量、信誉、履约承诺方面作出保障,以此避免业绩、技术等作为加分项所引发的争议。
陷阱5:
对加分项的时效性未作说明
有专家如此表示,招标文件常常编制不了太细,在规定业绩、奖项等方面也经常忽略了对时效性的限制,因业绩、奖项的“红利”作用很大,故而也常常诱发了某些投标人的失信行为。比如,有些供应商将几年前的业绩、奖项等加分材料直接写进标书里,尽管其时效性已过,但是只要有投标就反复用这些资料,这种行为不仅影响了市场公平,而且阻碍了招投标行业的诚信建设。
解决方案
针对上述矛盾,该专家进一步指出,在招标文件中应详细列明加分项的有效性,包括投标人需要提供业绩、奖项等的有效期限、印发单位权威性与采购项目的利弊关系说明等。
陷阱6:
付款时间有“伎俩”
记者在采访中得知,供应商在阅读招标文件的付款方式、付款时间等条款时,如果招标文件未写明付款日期或方式,供应商都会慎重投标,尤其是小企业,这主要是担心年初的招标项目其付款时间可能是年末,甚至是较为长线的分期付款方式。而如果招标文件没有付款日期的保障,也会存在拖至一年甚至更久的付款风险。小企业是无力承担前期资金投入的,更何况是那些采用了贷款等融资方式的供应商,他们更无力承担了。“事实上,‘拖延’付款时间就相当于给投标人设置了隐形‘门槛’,而这种‘门槛’又恰恰成为了一些指定供应商的通行票。换言之,当大部分供应商因无力承受前期资金成本负担而不得不放弃投标时,指定的供应商便可以‘大行其道’了。招标人对指定的供应商在资金支付日期和方式上也许是宽松的,而那些被限制在外的投标人也无法知晓。”东部某省一位招投标公司的相关负责人表示。
解决方案
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号,以下简称“87号令”)第二十条对此也作了相关规定,即,招标文件应当包括采购资金的支付方式、时间、条件。为保障招标市场的公平公正,采购人或代理机构可在编制招标文件时详细列明付款时间、方式等具体条款,且付款时间和方式应当符合常理。
陷阱7:
检测或检验报告缺乏权威性
产品的检测或检验报告作为产品质量的重要衡量因素,一般与采购项目需求相适应。根据87号令第二十二条规定,采购人、采购代理机构要求投标人提供样品的,投标人应当在招标文件中明确规定样品制作的标准和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的,还应当规定检测机构的要求、检测内容等。“一般而言,检测或检验交由第三方去操作,而检测或检验机构是否具有权威资格、其颁布的证书能否代表行业观点等这些要求一般在招标文件中没有作具体要求,这就会使得一些没有权威性和技术能力的中介组织随便颁发给某个供应商一个检测认证或报告,而该供应商就拿着该检测认证或报告去参与了投标。”广东省一家从事生物实验器械生产的公司负责人告诉记者。
解决方案
“建议采购人和代理机构在招标文件中明确检测内容、检测机构,否则即便是有检测报告和认证,也是没有价值的材料,甚至误导了评审专家的判断,但也不应将特定检测内容或检测机构作为评审因素,以此限制或排斥能提供满足采购需求的其他检测或检验报告产品的潜在供应商。”该负责人称。
陷阱8:
评审专家主观分值未量化
为保障评审环节公平公正,近年来,国家不断出台相关规定,对商务、技术等评审因素不断进行细化和量化,尤其87号令对此进行了比较细致的规定,如第五十五条指出,评审因素的设定应当与投标人所提供货物和服务的质量相关,包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等;商务条件和采购需求指标有区间规定的,评审因素应当量化到相应区间,并设置各区间对应的不同分值;投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×100;评标总得分=F1×A1+F2×A2+……+Fn×An……。由此观之,87号令对评审因素用以严谨方式以保障评标公平。
有业内人士对此透露,有些招标文件常常忽略了对评审专家主观评审因素的细化和量化,评审专家的自主裁量权较大,最终评审专家没法作出公平公正的评分。评审专家的主观因素包括哪些内容呢?大致包括,对项目的理解与规划、项目的概念设计、项目实施、项目建设等无法用具体客观依据所证实的内容。通常情况下,招标文件对评审专家的主观评审因素只是单纯地说明总体要求,而没有对某项内容进行细化并对应分值,一般是由评审专家自行认定优、良、一般的等级。
解决方案
招标文件是保障评标过程公平的第一道关,如果在招标文件中的规定不严谨,在实际操作中就很容易出现问题。为避免评审专家自主裁量权过大的风险,编制招标文件的单位可以在编制招标文件时对评审专家的主观评审因素进行细化和量化,列明不同等级的具体评审标准,并设置各区间对应的不同分值,以保障评审环节公正、客观。
陷阱9:
同一条件条款反复使用
围标、串标是屡禁不止的“顽疾”,业内也总结了多种方法来帮助投标人练就一身“慧眼识金”的本领,而一些隐性的不公平条款并非一眼能够看清,比如,有些招标文件把资格性审查的条款又充当了评审环节的条款,而且这样的“陷阱”容易被人忽略。
解决方案
“如果将一项审查条款又用作评审因素中的加分条件,将严重存在串标嫌疑。”有专家如此指出,“《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部第87号令,以下简称“87号令”)第五十五条对此已经做了明确规定,即,资格条件不得作为评审因素。评审因素应当在招标文件中规定。此条款就是为了防止一项条款多次使用、保障评审公平。有些招标文件对此设有‘陷阱’,而且投标人也不太会注意。”
陷阱10:
含糊处理允许偏离项数
公开招标不同于其他采购方式,其他采购方式可以选择在某项实质性条款不满足的情况下,可就实质性内容进行多轮谈判、协商,而公开招标是一次性列明条件款项。中部某省一家代理机构相关负责人对此表示,公开招标在项目的特殊要求下,在招标文件中明确了符合性条款和一般性条款,一般性条款可理解为除了审查条款以外的条款,比如,参数、技术、材质等比较琐碎的要求。
通常情况下,招标文件会设置允许偏离项数,而允许偏离项数的内容和数目则对投标人有很大影响。这个问题怎样理解呢?该负责人进一步解释,如果在招标文件中规定允许偏离项数为10项,也就是说,在条款中达到10项不符合招标项目要求的,就会被确定为投标无效;而如果允许偏离项数为5项,表明在条款中达到5项不符合招标项目要求的,就会被确定为投标无效。由此观之,因允许偏离项数的不同,对投标人的筛选标准也不同。
一般性条款主要包括参数、型号、材质、技术、规格等这些琐碎、细碎的内容,一般情况下,多数投标人在投标时会按照正常标准去投标,如果招标人在这些条款中稍作改动,多数供应商则无法从大量的数据中核对参数,因此,在不了解采购人真正需求的情况下,多数投标人将被采购人淘汰。如果采购人将其改动的参数告知了某家供应商,该供应商就会成为少数符合条件的投标人。
解决方案
允许偏离项数和内容的设置是招标文件中的另一个隐形“陷阱”,采购人或代理机构在招标文件中需要明确允许偏离项数。在87号令中也可找到相关依据,第二十条规定,对于不允许偏离的实质性要求和条件,采购人或者采购代理机构应当在招标文件中规定,并以醒目的方式标明。除此,投标人在审读招标文件时须仔细阅读招标项目的一般性条款,避免掉入“陷阱”。
陷阱11:
非制造商证明文件“雾里看花”
投标人一定是采购项目的制造商吗?答案是否定的。“有些投标人没有生产采购项目的制造权利和能力,但其作为制造商的代理参与投标。这种情况是存在一定风险的。前段时间,我们办公室就收到了类似的投诉案件。A投标人没有拿到B公司(制造商)的授权,却冠以拿到了B公司的授权之名参与了投标,而且中标。后被B公司发现,便揭发A投标人没有授权书的事实。”中部某市级财政部门相关负责人向记者讲述,“后来,经研讨此案例的原因得知,是由于招标过程缺乏对非制造商证明的严格把关所致。”
解决方案
87号令对“厂家授权问题”在第十七条中作了相关规定,即,采购人、采购代理机构不得通过将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格要求,对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。该负责人接着对此解释,87号令此条款规定的是避免以授权作为资格条件而影响市场公开公平,而非以诚信为代价虚报拿到生产厂家授权。
那么,招标文件中能否要求投标人提供厂家授权、厂家授权能否作为加分项吗?有专家表示,采购人不应该在招标文件中提出这种要求,也不支持作为加分项,如果对投标人提出厂家授权或者作为加分项,本质上就相当于交由厂家去操控投标了。比如,厂家将授权给一个投标人,那么该投标人中标的几率就会增大,这对其他投标人并不公平。
陷阱12:
验收环节标准难寻
验收是对采购项目的最后把关,验收的标准和追责缺乏严谨,采购人或代理机构也同样会掉进“陷阱”里。比如,一项采购项目的型号和参数,并没有达到采购项目的要求,但由于在招标文件中没有详细规定验收的具体内容、验收人员与验收内容相匹配等具体操作性强的要求,有些供应商也会利用这些漏洞。
我国相关法律对验收环节作了较为严格而全面的规定,如,《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十五条规定,采购人或者采购代理机构应当按照政府采购合同规定的技术、服务、安全标准组织对供应商履约情况进行验收,并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务、安全标准的履约情况。再如,《中华人民共和国政府采购法》第四十一条规定,采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。再如,87号令第七十四条规定,采购人应当及时对采购项目进行验收。采购人可以邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。
经采访相关人士得知,在实际操作中,由于采购人对型号和参数的匹配情况并不是很了解,有些供应商故意把正确的参数、错误的型号混搭着交差,再加之,采购人或代理机构对有些项目又缺乏参数、技术等专业检验能力,所以,采购的产品很容易蒙混过关。即便某些特殊的采购项目是需要第三方参与验收的,但大部分采购的项目还是由采购人主要负责验收,因其缺乏对参数、型号、技术的专业把关,而最后导致验收草草了之。
解决方案
采购人或代理机构应在招标文件中详细列明验收人员的要求、验收的具体条款、验收环节出现错误时如何补救和追责等具体内容,这不仅能够促使招标文件更加科学规范,而且能够提高各方采购当事人对验收环节的重视。